Introducción
Demasiados departamentos cometen errores graves cuando se trata del onboarding de empleados. A veces se cree que solo la nueva incorporación debe causar una gran primera impresión, pero también funciona al revés. Un nuevo empleado que no se siente entusiasmado por trabajar en su empresa desde el primer día solo se prepara para la decepción hasta su último día allí, que podría llegar pronto si no se mejora la experiencia a tiempo. Después de todo, el 77 % de los nuevos empleados considera que el onboarding es vital para decidir si permanecerá en una empresa a largo plazo.
La forma en que integre a sus nuevas contrataciones marcará el tono de su actitud hacia el trabajo durante toda su permanencia. Una mala experiencia provocará una participación deficiente en el negocio: un programa de capacitación y orientación que no explique suficientemente las operaciones y dinámicas del lugar de trabajo, omita elementos clave o intente sustituir uno por otro inevitablemente generará confusión, temor y desinterés.
Uno de los factores principales del proceso es, sin duda, el uso de una solución de onboarding adecuada. Aunque muchas personas no están muy dispuestas a usar herramientas de onboarding digital por temor a que no logren demostrar la esencia del negocio y del entorno laboral, hoy se han vuelto indispensables. La plataforma correcta podría ser clave para una buena retención y lealtad de los empleados. Una herramienta como Assima puede ser su salvavidas para garantizar una experiencia de onboarding optimizada para sus empleados. Assima le ayuda a abordar los problemas comunes que enfrentan la mayoría de las herramientas de onboarding digital y a resolverlos sin esfuerzo.
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Razones por las que sus herramientas de onboarding digital tienen bajo rendimiento
Existen muchas causas por las que el departamento de L&D de su empresa puede estar enfrentando desafíos de onboarding empresarial. Sin embargo, podemos condensarlas en cinco bloqueadores principales que, por lo general, abarcan el núcleo del problema:
Falta de experiencias de aprendizaje del mundo real
El onboarding en la era digital sin duda necesita herramientas de onboarding digital, pero muchas organizaciones no lo comprenden. Se aferran a herramientas obsoletas y, por lo tanto, ineficaces, utilizando contenido pasivo y unidireccional como videos, PDF, diapositivas, etc. Estos recursos no logran representar con precisión la interactividad del software moderno y, por ello, no aportan verdadero valor de aprendizaje práctico al proceso de capacitación.
Estas herramientas de capacitación pueden provocar falta de participación entre los alumnos, de modo que, cuando se convierten en usuarios, no logran retener ni recordar lo aprendido o no pueden aplicarlo eficazmente en escenarios reales. Además, como estas herramientas no crean una conexión fluida entre el consumo de conocimiento y su aplicación, los usuarios deben alternar entre el sistema en vivo y el recurso de capacitación para confirmar información, lo que interrumpe la atención y rompe el flujo de trabajo.
Solución
La formación basada en simulaciones proporcionada por Assima Train es un ejemplo perfecto de una solución que supera este desafío. Estas simulaciones hiperrealistas ofrecen la experiencia ideal de aprendizaje basado en escenarios para abordar problemas del sistema en vivo, al tiempo que brindan la oportunidad de practicar con confianza y aprender de los errores en un entorno seguro. Para cuando los empleados empiezan a trabajar en el sistema en vivo, están preparados para afrontar cualquier desafío real.
Contenido de formación no personalizado
Otro gran problema del onboarding digital de empleados es la falta de personalización en el contenido y la entrega del aprendizaje. Las empresas suelen cometer el error de crear un plan de estudios rígido para la capacitación de empleados que no se adapta a sus necesidades específicas según el rol, las responsabilidades, la ubicación, el uso del software u otro factor diferenciador. Este enfoque generalista genera dos problemas más adelante.
El primero es que muchos empleados terminarán adquiriendo conocimientos que no tienen ninguna utilidad en el campo, lo que hará que pierdan interés en aprender con atención. Siempre se preguntarán si lo que aprenden es relevante, lo que los volverá indiferentes y poco comprometidos durante la formación. En segundo lugar, algunos empleados no recibirán la capacitación especializada que necesitan para sus funciones específicas dentro de la empresa, lo que generará brechas de conocimiento. Además, si no se hacen distinciones según diferencias regionales o de versión de software, esto puede provocar errores y problemas de cumplimiento.
Solución
Las herramientas de onboarding digital que utilice deben tener la capacidad de ofrecer rutas de aprendizaje adaptables y personalizadas que tengan en cuenta las preferencias, el progreso, las necesidades, el rol, la versión de software y la ubicación del alumno para garantizar una capacitación dirigida. Assima Train permite crear lecciones personalizadas con diversos conjuntos de datos y escenarios ramificados según las acciones del usuario. Assima In-App Search proporciona información contextual dentro del sistema en vivo según el rol y la tarea actual. Cada alumno aprende de la forma más optimizada para sus necesidades.
Falta de soporte o guía en tiempo real
El onboarding de empleados fallido no se debe solo a deficiencias en la capacitación previa al uso, sino también a la falta de soporte durante el uso en vivo. Los nuevos usuarios suelen quedarse atascados en flujos de trabajo con dudas y errores por falta de orientación inmediata en el momento de necesidad. Los errores pueden detener operaciones o incumplir normas de cumplimiento.
Además, esto puede generar un mayor volumen de tickets de soporte y consultas al helpdesk, sobrecargando a TI justo después de una implementación de software, cuando ya está ocupado. Los retrasos en los flujos de trabajo provocarían frustración y fatiga en todos los niveles de operación, afectando gravemente la productividad y la eficiencia.
Solución
La mejor forma de contrarrestar este problema es utilizar herramientas de onboarding digital just-in-time. Assima In-App Search es, como su nombre indica, un widget de búsqueda dentro de la aplicación que se superpone a la aplicación en vivo y proporciona información contextual al usuario en el momento de necesidad. Se conecta con toda la base de conocimiento y facilita el autoservicio para los usuarios con dudas, en el lugar y momento adecuados.
Bajo compromiso del usuario y mecanismos de retroalimentación
Uno de los problemas más comunes del software de onboarding es la falta de un enfoque de aprendizaje interactivo y práctico, que reduce la participación e incluso puede provocar abandonos prematuros. Las herramientas tradicionales de onboarding suelen ser demasiado unidimensionales para generar el tipo de ciclo de retroalimentación que fomenta el aprendizaje activo y permite a los usuarios aprender de sus errores sin poner en riesgo el sistema en vivo.
No solo eso, sino que también falta seguimiento del progreso en tiempo real, lo cual ayuda a obtener visibilidad sobre el desempeño de los alumnos y evaluar la eficacia del programa de capacitación. Como resultado, no hay forma de determinar qué alumnos necesitan apoyo adicional ni cómo mejorar la herramienta de onboarding. Esto elimina por completo cualquier posibilidad de optimizar la experiencia de aprendizaje que ofrece a sus empleados.
Solución
La mejor solución es emplear una plataforma de onboarding digital orientada al seguimiento y basada en resultados, como Assima. El enfoque de capacitación de Assima se guía por una metodología de aprendizaje práctico que ofrece a los usuarios un entorno seguro para practicar y aprender de los errores sin riesgos. Su panel de analítica también proporciona informes e información en tiempo real sobre el desempeño de los alumnos y del programa de capacitación para una visibilidad de 360°.
Soluciones inflexibles y difíciles de escalar
Una empresa global opera en múltiples ubicaciones, con equipos y roles diversos. Esto exige herramientas de onboarding digital que puedan escalarse y adaptarse a las distintas necesidades de los empleados. El principal fallo es la falta de preparación multilingüe para atender las necesidades lingüísticas de una fuerza laboral distribuida. Sin la capacidad de localizar el contenido de aprendizaje, la capacitación sería ineficaz para la mayoría de los empleados.
La escalabilidad y la adaptabilidad son los siguientes dos requisitos importantes. Si su sistema de capacitación no puede escalar con su negocio, consumirá recursos innecesarios y reducirá el ROI. También debe ser lo suficientemente flexible y personalizable como para satisfacer los requisitos de diversos roles y equipos, evitando capacitación redundante o brechas de conocimiento.
Solución
La única forma de resolver los problemas de las plataformas de onboarding relacionados con la escalabilidad y la personalización es elegir una solución que integre estas características como parte esencial de su tecnología interna. Assima permite la entrega multilingüe y escalable de soluciones coherentes de onboarding y capacitación de manera sostenible para empresas globales.
Cómo Assima Train corrige estos fallos de onboarding
Assima está diseñado para abordar todos estos problemas comunes del onboarding digital de manera optimizada. Siga leyendo para descubrir cómo:
Descripción general de Assima
El núcleo de Assima se compone de dos herramientas: Assima Train e In-App Search. El onboarding con Assima Train utiliza simulaciones hiperrealistas e interactivas para ofrecer una experiencia de aprendizaje inmersiva y práctica que promueve la participación y mejora la retención. Assima In-App Search, por su parte, proporciona orientación informativa dentro de la aplicación y en el momento adecuado para apoyar a los nuevos usuarios en el sistema en vivo donde y como más lo necesitan.
Funciones que resuelven los problemas del onboarding digital
¿Qué hace que Assima sea una de las mejores opciones entre las herramientas de onboarding digital existentes? Estas funciones:
- Capacitación con simulaciones hiperrealistas y prácticas antes del lanzamiento para obtener experiencia del mundo real en un entorno seguro antes de tocar siquiera el sistema en vivo.
- Lecciones personalizadas y modulares que se ajustan a las necesidades de cada alumno y les ayudan a capacitarse a un ritmo con el que se sientan cómodos.
- Versiones de lecciones y conjuntos de datos que pueden crearse desde la misma fuente sin volver a grabar para cada nueva versión, lo que garantiza mantenimiento, personalización y actualizaciones sencillas.
- Asistencia en tiempo real después del lanzamiento para proporcionar capacitación just-in-time en el sistema en vivo exactamente en el momento en que se necesita.
- Seguimiento centralizado con actualizaciones en tiempo real e información accionable para optimizar fácilmente el programa de capacitación.
- Capacidades multilingües con un alto nivel de escalabilidad que permite capacitar fácilmente a una fuerza laboral global sin perder consistencia.
- Compatibilidad fluida con el cumplimiento corporativo y la gestión de accesos para garantizar seguridad completa durante todo el proceso de capacitación.
Descubra cómo Assima ayuda en el proceso de onboarding de empleados de manera optimizada.
Casos de uso
El caso de uso que más dificultades presenta con el onboarding digital es la capacitación remota. Las herramientas de onboarding para nuevas contrataciones suelen estar diseñadas para recibir soporte de instructores o expertos técnicos presentes en el lugar, lo cual representa un desafío para el onboarding remoto. Sin embargo, Assima es digital-first y sustituye por completo la necesidad de ese personal. La capacitación con simulaciones y práctica guiada elimina la necesidad de instructores, mientras que la guía dentro de la aplicación ofrece autoservicio sin depender de TI.
Las empresas suelen tener dificultades para mantenerse al día con la capacitación ante actualizaciones frecuentes de software, lo que genera inconsistencias y retrasos. Sin embargo, la tecnología de clonación basada en objetos 4 veces patentada de Assima garantiza mantenimiento sencillo, actualizaciones rápidas y control sostenible de versiones de lecciones. Junto con la gestión centralizada de bibliotecas de contenido, esto crea el nivel de escalabilidad que exige la capacitación empresarial global.
La capacitación multilingüe también es un obstáculo común para las empresas globales en lo que respecta a la adopción digital. Muchos programas de capacitación fracasan simplemente por barreras lingüísticas, lo que se traduce en graves brechas de conocimiento y errores en el campo. Las funcionalidades multilingües integradas de Assima permiten traducir las lecciones a cualquier idioma con facilidad, garantizando una calidad de capacitación consistente para empleados en cualquier parte del mundo.
Transición hacia las mejores prácticas
Aplicar las mejores prácticas de onboarding digital para su industria, junto con las herramientas de onboarding digital adecuadas, puede crear el sistema de formación ideal para su fuerza laboral. Estas son algunas recomendaciones principales:
- Pruebe exhaustivamente su solución de onboarding digital, junto con encuestas UAT obligatorias, para garantizar que se alinee con las necesidades de su negocio y de su fuerza laboral.
- Establezca objetivos SMART al definir los parámetros de éxito de su programa de onboarding.
- Involucre tanto a SMEs internos como a consultores externos para obtener una perspectiva completa sobre la mejor forma de integrar a sus empleados.
- No considere solo sus necesidades actuales; evalúe también sus necesidades futuras al crear su programa de onboarding.
- Utilice un enfoque de aprendizaje continuo para mejorar constantemente las métricas de adopción digital y uso entre sus empleados.
- Haga seguimiento del desempeño de sus alumnos y evalúe constantemente su proceso de onboarding para garantizar la optimización según necesidades y preferencias cambiantes.
Conclusión
La experiencia de onboarding digital que ofrece a sus empleados es responsable de determinar si tendrán una buena experiencia de adopción o si temerán usar nueva tecnología. Puede marcar la diferencia entre una buena retención y una alta rotación. Solo con las herramientas de onboarding digital adecuadas puede garantizar una fuerza laboral que no se resista, sino que adopte y utilice con entusiasmo el nuevo software. Las soluciones interactivas y escalables como Assima son el futuro para crear una experiencia positiva de adopción digital y asegurar empleados eficientes y expertos en tecnología.
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Preguntas frecuentes
Respondemos a algunas de sus preguntas.
Con demasiada frecuencia, las empresas dependen demasiado de herramientas y métodos de capacitación obsoletos, eligen una plataforma inadecuada para su caso de uso, infrautilizan las funciones y capacidades de la plataforma que tienen o no actualizan su sistema de capacitación conforme evolucionan sus necesidades. Esto provoca que sus herramientas de onboarding digital tengan bajo rendimiento.
Las herramientas de onboarding ayudan a familiarizar a los usuarios con aplicaciones de software nuevas o actualizadas y a aprender a usarlas como expertos. Infunden en los usuarios las habilidades y la confianza necesarias para asumir las operaciones diarias aprovechando al máximo el software que tienen a su disposición.
Elegir una herramienta de onboarding que no se ajuste a las necesidades empresariales de la compañía ni a las necesidades de aprendizaje de la fuerza laboral es el mayor error en el onboarding empresarial. Incluso si todo lo demás se hace bien, este error puede deshacerlo todo y provocar un fallo grave en el onboarding.
Assima está construido con una tecnología de clonación 4 veces patentada que aborda los desafíos exactos que enfrentan las empresas durante el onboarding. La capacitación con simulaciones garantiza formación práctica y participación, la guía dentro de la aplicación proporciona soporte en el sistema en vivo, el panel de analítica ayuda a hacer seguimiento del programa, y las funciones multilingües y de escalabilidad garantizan experiencias de onboarding consistentes entre equipos y ubicaciones.
Assima puede implementarse de forma remota con facilidad. Es altamente compatible con cualquier sistema y puede desplegarse mediante cualquier sistema operativo o navegador. Puede contar con tantos administradores y usuarios como desee. Todo lo que necesita es un terminal adecuado y una conexión a internet, y puede configurarse desde cualquier parte del mundo. Las capacidades multilingües garantizan que pueda capacitar a personas en cualquier lugar del mundo con facilidad.