CHU Montpellier

Comment accélérer la formation des utilisateurs aux outils numériques ?

CHU-montpellier

Défis

Augmenter la capacité de formation annuelle de 100 à plusieurs milliers
Mettre en place une formation en ligne et à distance
Rendez la formation interactive pour maintenir l’intérêt des apprenants.

Solutions

Technologie brevetée de « clonage » d’Assima
L’apprentissage à distance grâce à la plateforme « collaborative » d’Assima
Plus de 13 000 employés ont accès à des formations en ligne.

Résultats

Plus de 150 leçons et une douzaine de parcours de formation créés
Plus de 2 300 employés formés simultanément
3 heures de formation en classe remplacées par 40 minutes d’apprentissage à distance

Nous souhaitions une formation plus interactive et voulions éviter que notre personnel se contente de suivre passivement les vidéos.

P Tixador
Manager CHU Montpellier

Défis

La transformation numérique dans les hôpitaux est un défi majeur auquel sont confrontés les centres médicaux depuis quelques années.
Dès 2012, le Centre hospitalier universitaire (CHU) de Montpellier a suivi cette tendance et a déployé le logiciel DxCare pour la gestion du dossier médical électronique. Ce nouvel outil est devenu un élément central dans la gestion des données de santé des patients et doit désormais être utilisé par l’ensemble du personnel. L’importance de ce système nécessite donc la mise en place de parcours de formation spécifiques pour chaque service.

Plusieurs années après la mise en place de ce nouveau système, le programme et la méthode d’enseignement ont dû être revus afin de corriger plusieurs lacunes. L’hôpital devait trouver un moyen de former en continu ses 13 000 employés et les centaines de stagiaires qui rejoignaient ses rangs chaque année. Cela s’est avéré de plus en plus difficile lorsque la formation était dispensée en salle de classe.

En 2019, l’hôpital universitaire lance un projet visant à moderniser l’organisation de sa formation et se fixe trois objectifs principaux :
– Augmenter la capacité de formation annuelle de 100 à plusieurs milliers de personnes.
– Mettre en place une formation en ligne et à distance.
– Rendre la formation interactive afin de susciter l’intérêt des apprenants.
Pour y parvenir, l’hôpital devait numériser son contenu de formation et acquérir des outils permettant de mettre à jour et de diffuser ce contenu plus efficacement.

Solutions

L’hôpital universitaire de Montpellier a choisi la solution d’Assima pour former son personnel à l’utilisation de DxCare, et a continué à faire appel à Assima pour d’autres formations applicatives suite au succès obtenu. Grâce à la technologie brevetée de « clonage » « Train » d’Assima et à sa plateforme « Collaborate », l’équipe de formation a pu créer, avec plus de 150 leçons, un parcours d’apprentissage interactif, accessible en ligne et sur le site de l’hôpital, pour chaque profil d’employé : infirmières, médecins, personnel administratif, personnel interne, etc.

Toutes les leçons créées avec la technologie de clonage d’Assima sont automatiquement disponibles dans de nombreux formats : documents, vidéos et exercices interactifs. Ces exercices interactifs, appelés « clones », sont des copies hyperréalistes de l’application cible et permettent à l’apprenant de se familiariser avec l’outil sans risquer d’utiliser les données confidentielles présentes dans le système en production.

La réduction du temps consacré à la formation en présentiel nous a permis de réaliser des économies immédiates et significatives.

P Tixador
Manager CHU Montpellier

Résultats et avantages

Après plus d’un an d’utilisation de la solution Assima, l’hôpital constate clairement une amélioration des résultats de formation ainsi que de nombreux autres avantages. Tout d’abord, l’apprentissage en ligne et à distance a permis à l’hôpital d’augmenter considérablement sa capacité d’enseignement. La réduction du nombre d’heures nécessaires pour suivre la formation, qui est passé de 3 heures à 40 minutes, a également permis de réaliser des économies considérables en termes de temps et de coûts.

De plus, la simplicité et la rapidité de création de contenu ont permis à l’équipe de formation de gagner en efficacité. Par ailleurs, l’interactivité offerte par les « clones » d’Assima a permis une meilleure immersion des apprenants dans leur futur environnement de travail. Cette amélioration de la qualité de la formation est particulièrement ressentie par l’équipe d’assistance de l’hôpital, qui a constaté une baisse du nombre d’appels suite à l’utilisation d’Assima. La protection des informations confidentielles contenues dans les dossiers des patients est également assurée grâce à la fonctionnalité d’anonymisation du contenu, qui ne nécessite que quelques clics.

Enfin, les avantages apportés par la solution Assima dépassent même le cadre du CHU. Le contenu de la formation est utile bien au-delà des murs de l’hôpital de Montpellier, il est également mis à la disposition du GHT (groupement hospitalier de territoire) et des étudiants en médecine de la région. Le GHT Est-Hérault Sud-Aveyron et ses 8 centres bénéficient désormais des mêmes programmes de formation que le CHU de Montpellier. Les étudiants de la faculté de médecine de Montpellier, donc les futurs internes de l’hôpital, sont également concernés. Ils ont déjà accès au programme de formation et peuvent donc commencer la formation avant même d’être intégrés au personnel hospitalier. Tous ces avantages supplémentaires apportés par la solution Assima offrent une plus grande cohérence, réactivité et collaboration entre les professionnels de santé de la région.