Introduction
Découvrez pourquoi Assima est le choix idéal pour vous former et garantir une migration SAP sans heurts.
Pourquoi la méthode traditionnelle de formation est insuffisante pour SAP
Les méthodes traditionnelles de formation SAP ne sont pas adaptées aux besoins actuels des entreprises en matière de formation. Voici quelques-unes de leurs lacunes :
Approches dépassées
La plupart des anciennes méthodes utilisent des formats unidimensionnels tels que des manuels d'utilisation, des vidéos, des captures d'écran statiques, des sessions en présentiel, des présentations PowerPoint, etc. Si ces formats étaient adaptés à une époque où SAP disposait d'une interface et de workflows plus simples, ils sont désormais trop simplistes pour représenter avec précision le fonctionnement complexe du SAP moderne. Il en résulte des lacunes dans les connaissances dues à des explications trop simplifiées et à des interprétations erronées.
Manque d'engagement
Les méthodes traditionnelles de formation SAP incitent rarement les apprenants à appliquer activement les connaissances acquises ou à mettre en pratique les compétences développées. Sans possibilité d'appliquer les connaissances théoriques dans un contexte pratique, la rétention des connaissances chute considérablement, souvent à moins de 10 % en une semaine. Cela signifie qu'au moment où l'utilisateur termine sa formation et commence à travailler sur le système en production, la plupart des connaissances acquises sont oubliées et la formation devient inutile.
Impact opérationnel élevé
En raison des lacunes des méthodes traditionnelles de formation au déploiement de SAP, les utilisateurs arrivent sur le système en production sans préparation, avec un manque de confiance et une tendance à procéder par essais et erreurs, même pour exécuter les tâches les plus simples. Malheureusement, cela engendre des erreurs, des doutes et des dysfonctionnements qui non seulement inquiètent les utilisateurs, mais surchargent également le service d'assistance interne et le service informatique. Les temps d'arrêt qui en résultent représentent un coût important pour l'entreprise.
Formation ponctuelle
SAP est un logiciel complexe à maîtriser en raison de sa richesse fonctionnelle et de la complexité de ses processus. Un apprentissage continu est donc nécessaire pour découvrir progressivement chaque fonctionnalité et apprendre à les exploiter pleinement. De plus, SAP est une plateforme ERP fréquemment mise à jour. Des formations de remise à niveau sont indispensables pour familiariser les utilisateurs avec les nouvelles fonctionnalités. Les méthodes traditionnelles, difficiles à mettre à jour et à maintenir, constituent un obstacle à cet égard.
Ce qui rend la formation SAP « efficace »
Approche pratique de la formation
La formation pratique SAP est l'approche la plus efficace pour maximiser la rétention des connaissances. En rendant la formation immersive et concrète, vous favorisez le développement de repères visuels et de réflexes pour guider les utilisateurs sur le système en production.
Méthodes d'apprentissage à la demande
La formation à la demande encourage l'autonomie des apprenants en leur fournissant une assistance où et quand ils en ont besoin. Cela inclut une formation SAP intégrée à l'application pour les guider lors de l'utilisation en direct, un accès omnicanal pour apprendre en où qu’ils soient, etc.
Cohérence entre les groupes d'utilisateurs
L'apprentissage doit être standardisé pour tous les groupes d'utilisateurs, qu'il s'agisse de différentes équipes, de différents sites, de différents niveaux de compétences ou d'expérience. Si la personnalisation basée sur une telle segmentation est nécessaire, la cohérence en termes de qualité et d'objectif de l'apprentissage est essentielle.
Expériences d'apprentissage spécifiques aux métiers
Les besoins d'utilisation de SAP varient au sein de l’entreprise selon les métiers. Le moyen le plus efficace de garantir l'autonomie des utilisateurs SAP est de proposer des formations adaptées à leurs rôles, responsabilités et exigences spécifiques.
Formation continue et accompagnement
L'apprentissage est un processus continu. Plus on utilise une application, plus on découvre de nouvelles fonctionnalités. C'est pourquoi une formation continue, un renforcement des conaissances et un accompagnement constant sont indispensables pour permettre aux utilisateurs de rester à jour sur les pratiques SAP actuelles.
Le risque des formations SAP qui perturbent les opérations
Ne pas être en mesure d’assurer la formation SAP sans interruption de service peut entraîner des risques et des responsabilités pour votre entreprise et vos collaborateurs. Par exemple :
Dépendance excessive aux environnements de test (sandboxes)
La création et la maintenance d'environnements de test (sandboxes) consomment beaucoup de ressources et de personnel. Pour les plateformes complexes comme SAP, les sandboxes représentent un véritable casse-tête. Cependant, si vous ne pouvez pas dispenser une formation SAP sans interruption de service ni sandbox, un dilemme entre praticité et retour sur investissement peut se poser. En fin de compte, cette solution ne concerne que la formation initiale. En raison des coûts, les sandboxes et les clients de formation disparaissent après le projet intial et aucune ressource n'est disponible pour les activités courantes.
Modifications d'écran fastidieuses
Les utilisateurs doivent souvent passer du système SAP en production au LMS ou à une autre plateforme diffusant les leçons pour confirmer des informations ou dissiper leurs doutes. Cela perturbe le flux de travail et représente une perte de temps. L'efficacité et la productivité diminuent, tandis que les employés se sentent frustrés et démotivés.
Baisse de productivité après la mise en service
Même si vous parvenez à dispenser une formation SAP sans interruption de service, vous risquez de constater une baisse de productivité après la mise en production. Ceci s'explique par le fait que les utilisateurs doivent s'habituer à une application qu'ils n'ont jamais utilisée en production auparavant, en traduisant leurs connaissances théoriques en compétences pratiques à appliquer en temps réel.
Augmentation du volume des tickets d'assistance
Une formation SAP qui perturbe les opérations peut également engendrer des lacunes de connaissances, des interprétations erronées et des doutes non levés, qui affectent les utilisateurs une fois qu'ils travaillent sur le système en production. Les erreurs et la confusion entraînent une augmentation du volume de tickets d'assistance par rapport à la période précédant le déploiement, révélant des problèmes sous-jacents.
Compare Assima with traditional SAP training systems to understand why we are the superior choice.
Assima : conçue pour l'impact, sans perturber les opérations
Assima est une plateforme d’adoption numérique conçue pour faciliter l’apprentissage des logiciels complexes au sein des grandes entreprises, sans perturbation. Grâce à sa technologie de clonage brevetée 4X, Assima garantit une formation SAP sans interruption de service. Elle utilise pour cela deux outils innovants. Le premier repose sur des simulations hyperréalistes et ultra-interactives créées avec Assima Train for SAP. Le second, Assima In-App Search, révolutionne l’accès à l’information pour les utilisateurs travaillant directement sur le système en production grâce à une aide à la recherche intégrée à l’application.
Les simulations permettent une formation en temps réel basée sur des scénarios, la méthode la plus efficace pour optimiser la rétention des connaissances. Grâce à ses clones d’applications ultra-réalistes, Assima offre les mêmes avantages qu’une formation en direct, sans aucun risque pour le système ou les données en production. Les utilisateurs sont opérationnels immédiatement, car ils maîtrisent parfaitement la plateforme SAP réelle à la fin de la formation.
En parallèle, proposer des instructions intégrées à l’application en temps réel, sous forme d’infobulles contextuelles, permet de réduire les risques d’erreurs et le volume d’appels au support, tout en améliorant l’expérience utilisateur et en évitant les interruptions de flux de travail lors du passage de la plateforme SAP à la plateforme de formation.
Vous accélérez ainsi la prise en main du système sans impacter les processus métier et prévenez les baisses de productivité et les interruptions en accompagnant vos collaborateurs à chaque étape de la migration SAP : avant la mise en production, pendant le déploiement et après. De plus, Assima intègre des fonctionnalités multilingues et de personnalisation par rôle, ce qui en fait la plateforme de formation SAP idéale pour les équipes internationales.
Résultats concrets avec Assima
Comment mettre en œuvre une formation SAP sans interruption
- Utilisez le microlearning et la formation contextualisée pour améliorer l’engagement et la rétention des connaissances.
- Privilégiez les simulations à la documentation statique ou aux méthodes d’enseignement déconnectées de la pratique.
- Alignez la formation sur les objectifs commerciaux ainsi que sur les besoins des apprenants à chaque étape afin de garantir les résultats escomptés.
- Renforcez la formation en continu, et pas seulement avant la mise en production, afin que les utilisateurs continuent d’apprendre et de progresser et ne prennent pas de retard.
- Utilisez des solutions de formation numérique pour le système SAP afin de rationaliser le processus de formation et de réduire les besoins en ressources humaines et matérielles.
- Mettez en œuvre des stratégies de gestion du changement parallèlement à la formation afin de réduire la résistance des employés et les biais de familiarité.
- Impliquez les parties prenantes dans le processus décisionnel relatif à l’élaboration d’un programme de formation adapté aux situations d’apprentissage délicates.
- Assurez une localisation et une personnalisation suffisantes pour une compréhension maximale des supports d’apprentissage.
Conclusion
Ce n’est pas parce que SAP est une suite applicative plus complexe à appréhender que sa formation doit être difficile ou perturber vos opérations. Une formation SAP sans interruption de service est facile à mettre en œuvre avec les bons outils et la bonne approche. Assima est la meilleure solution à long terme pour tous vos besoins de formation SAP en entreprise. Nos solutions sur mesure simplifieront la migration et l’adoption de SAP pour votre entreprise. Envie d’en savoir plus ?
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Foire aux questions
Répondons à certaines de vos questions.
La formation SAP peut être longue et intensive, sans pour autant donner les résultats escomptés en termes de performances et de compétences des utilisateurs. Cela pourrait nuire aux opérations commerciales et entraîner des perturbations imprévues.
La formation SAP sans interruption désigne les techniques et les outils utilisés pour élaborer un programme de formation qui garantit que les apprenants passent de la formation à l'utilisation réelle sans interruption ni baisse de performance.
Assima Train utilise des simulations hyperréalistes pour former les utilisateurs dans un environnement sécurisé qui leur permet de découvrir une interface SAP fidèle à la réalité et d'apprendre de leurs erreurs. Ainsi, lorsqu'ils passent enfin au système en production, ils sont capables de l'utiliser en toute confiance et sans commettre d'erreurs.
Assima est le choix idéal pour tout déploiement de logiciel à grande échelle, en particulier SAP. Il offre le niveau de formation pratique nécessaire pour les formations ERP complexes, l'évolutivité requise pour les implémentations mondiales et la facilité de maintenance indispensable pour les mises à jour fréquentes.
Les entreprises réaliseront des économies en termes de coûts de formation, de temps et de ressources, formeront des utilisateurs préparés et experts capables d'atteindre une productivité maximale dès le départ, et formeront davantage de personnes issues d'autant d'équipes, de sites et de fuseaux horaires que vous le souhaitez, avec beaucoup moins de main-d'œuvre que les autres DAP.