Introduction
Les déploiements d’ERP sont généralement complexes et nécessitent beaucoup de ressources en raison de leur impact considérable sur les opérations commerciales. Pour les grandes entreprises, le déploiement planifié d’un ERP peut prendre jusqu’à 18 mois. Même avec une planification et une action intensives, ce délai est considéré comme normal. À cela s’ajoutent les tests et la formation des utilisateurs, la gestion du changement et d’autres mesures visant à garantir le bon fonctionnement après le déploiement. Une part importante du travail incombe au service informatique, qui supervise tous les détails techniques de la mise en œuvre.
Découvrez comment Assima gère la formation des utilisateurs lors du déploiement d'un ERP de manière fluide et rationalisée.
Les défis liés au déploiement des ERP pour les services informatiques et les utilisateurs
Pourquoi il est essentiel de préparer les utilisateurs à l'avance
Élaborer un plan de formation ERP efficace
Pour réussir la formation des utilisateurs ERP lors d’un déploiement, il est nécessaire d’élaborer un plan bien conçu qui tienne compte de tous les obstacles potentiels et prévoie des solutions de repli pour y faire face. Voici quelques points à garder à l’esprit :
Créer une approche de formation par étapes
Planifiez votre programme de formation de manière à ce qu'il soit dispensé en plusieurs étapes : sensibilisation, apprentissage pratique, évaluation et renforcement. Cela permet aux utilisateurs d'apprendre de manière constructive sans surcharge d'informations et vous donne la possibilité de modifier le programme en fonction des progrès des apprenants.
Tirer parti des simulations pour l'apprentissage basé sur les tâches
Les formations d’ERP basées sur la simulation vous permet de proposer une formation modulaire et apprentissage basé sur des scénarios, qui s'avère efficace pour améliorer la mémorisation, la restitution et l'application des connaissances. Elle offre aux utilisateurs un environnement sûr dans lequel ils peuvent se familiariser avec un processus avant de le mettre en œuvre dans le système réel, sans aucun risque.
Personnalisez la formation en fonction des responsabilités
Une formation adaptée aux responsabilités individuelles garantit qu'un employé n'apprend ni plus ni moins que ce dont il a besoin. La personnalisation des parcours d'apprentissage en fonction des rôles, des services et des flux de travail optimise l'apprentissage et favorise l'engagement en fonction du contexte.
Aligner la formation sur les étapes clés de la mise en service
En alignant la formation sur des leçons spécifiques avec les étapes correspondantes de la mise en service, vous créez des opportunités de formation et d'application parallèles. Cet apprentissage contextuel améliore à la fois la rétention et l'engagement, ce qui se traduit par une plus grande efficacité au travail.
Comment Assima Train contribue à rationaliser la formation au déploiement d'un ERP
Utiliser Assima Train pour la formation au déploiement d’un ERP est le meilleur moyen d’atteindre dès le départ vos objectifs d’adoption d’un logiciel d’entreprise. Voici pourquoi :
Apprentissage basé sur la simulation
Assima utilise une technologie de création de simulations brevetée 4X qui crée des clones hyperréalistes d'applications. Ces clones interagissent avec l'utilisateur exactement comme le système en direct. Cet apprentissage interactif et pratique améliore non seulement la mémorisation et les compétences en matière de résolution de problèmes, mais permet également aux utilisateurs de s'engager dans un apprentissage sûr, équivalent à une formation en direct, mais sans aucun risque pour le système réel.
Guidage en temps réel dans l'application
Assima In-App Search, comme son nom l'indique, est un module de recherche qui se superpose à l'application en direct et fournit des résultats de recherche contextuels et dynamiques en fonction du rôle et de la tâche. En fournissant des conseils informatifs en temps réel aux utilisateurs, il réduit les risques d'erreurs sur les systèmes en production, améliore la confiance des utilisateurs et réduit la charge de travail des équipes d'assistance informatique.
Multilingue et évolutif
La préparation des employés au déploiement d'un ERP à l'échelle mondiale nécessite une plateforme multilingue et évolutive, telle qu'Assima. Ses fonctionnalités multilingues intégrées prenant en charge toutes les langues, sa formation centralisée basée sur le cloud, la création de multiples leçons et ensembles de données personnalisés à partir d'une même source sans avoir à les saisir à nouveau garantissent une formation efficace et cohérente dans toutes les langues.
Suivi et analyses détaillées
Un tableau de bord analytique centralisé intégré à la plateforme Assima permet aux responsables et aux administrateurs d'analyser en détail les progrès des apprenants et la réussite des formations directement depuis leur terminal. La formation ERP pouvant être complexe, il est utile de disposer d'un tableau de bord qui présente en temps réel des statistiques individuelles, par rôle, par équipe et par service, ainsi que des informations exploitables.
Découvrez en détail comment Assima rationalise les déploiements ERP dans cet article de blog.
Étude de cas : Comment une entreprise du secteur de l'énergie a rationalisé la formation pour le déploiement de son ERP
Lorsque npower, une grande entreprise britannique du secteur de l’énergie, a eu besoin d’une formation au déploiement SAP pour 4 500 utilisateurs, elle ne pouvait plus compter sur ses prestataires de formation traditionnels, qui lui coûtaient des millions en dépenses et en ressources humaines. En passant à Assima, elle a réalisé 3 millions de livres sterling d’économies, réduit de 50 % le temps d’intégration et, surtout, réduit de 80 % ses besoins en personnel pour le développement de contenus de formation. Les utilisateurs ont été si bien formés que l’entreprise s’est classée au 5e rang des entreprises britanniques ayant le plus amélioré leur service client. Pour en savoir plus, cliquez ici.
Conseils pour responsabiliser les utilisateurs tout en soutenant le service informatique
Votre stratégie de formation au déploiement de l’ERP doit intégrer les conseils suivants afin de garantir un processus de déploiement et d’adoption fluide et rationalisé :
Confirmer l'exactitude du contenu avec le service informatique
Lorsque le département L&D rencontre des difficultés, veillez à faire appel au service informatique pour vérifier les faits et les chiffres utilisés dans les cours. En sollicitant la coopération du service informatique dès le début, vous garantissez l'exactitude des informations et éliminez les lacunes, ce qui évite une dépendance excessive vis-à-vis du personnel du service d'assistance au fur et à mesure que la formation avance.
Permettre l'apprentissage en libre-service
En fournissant aux utilisateurs des outils d'apprentissage en libre-service via des plateformes d'adoption numérique, vous allégez la charge de travail des équipes informatiques tout en rendant les utilisateurs autonomes. Les exercices guidés, l'assistance intégrée à l'application, les commentaires automatisés, etc. sont autant d'excellents moyens d'y parvenir.
Fournir une assistance continue après le déploiement
La formation des utilisateurs ERP pour les déploiements ne doit pas s'arrêter après la mise en place ; vous devez prévoir une assistance continue sous forme d'infobulles, de procédures guidées, de cours de remise à niveau et d'autres ressources similaires tout au long du cycle de vie du logiciel afin d'en optimiser l'utilisation.
Encourager les commentaires des utilisateurs pour améliorer le service
En plus de ce que vous apprenez grâce à l'analyse des données, veillez à interroger les utilisateurs réels sur leur expérience avec la plateforme et le programme de formation. Ces informations qualitatives permettent d'améliorer continuellement le programme afin d'offrir une meilleure expérience utilisateur.
Conclusion
Discutez de vos besoins en matière de formation ERP avec notre équipe d'experts afin d'obtenir la meilleure solution pour votre entreprise.
Foire aux questions
Répondons à certaines de vos questions.
Les déploiements ERP demandent beaucoup de temps et d'efforts, avec des exigences techniques importantes dont le service informatique doit s'occuper. En plus de ça, ils doivent aussi aider les nouveaux utilisateurs qui ont du mal avec l'application. Ça peut être dur pour les équipes informatiques qui jonglent avec leurs responsabilités pendant le déploiement.
Assima tire parti de la formation par simulation interactive et des conseils intégrés à l'application pour accompagner les utilisateurs depuis la phase préalable à la mise en service jusqu'à la formation post-mise en service. Les utilisateurs sont guidés à chaque étape du déploiement d'un ERP afin qu'ils ne rencontrent aucun obstacle une fois qu'ils commencent à travailler sur le système en production.
La formation préalable à la mise en service avant le déploiement d'un ERP est plus efficace lorsqu'elle s'appuie sur des techniques pratiques et interactives telles que les simulations, la réalité virtuelle, la gamification, etc. Le caractère immersif de ces techniques de formation garantit une meilleure mémorisation et une meilleure restitution lors de l'utilisation.
La formation intégrée à l'application aide les utilisateurs lorsqu'ils travaillent sur le système en direct, en dissipant leurs doutes, en prévenant les erreurs et en garantissant le bon déroulement des opérations, afin d'éviter les demandes d'assistance informatique et les tickets pour résoudre les problèmes.
Assima Train est hautement évolutif et entièrement multilingue, avec une gestion centralisée du contenu via le cloud. De plus, les mises à jour, les traductions, la génération d'ensembles de données, etc. sont possibles sans avoir à réenregistrer les captures d'écran, ce qui permet aux gestionnaires de contenu de créer et de maintenir facilement plusieurs versions sans trop d'efforts.