Introducción
La formación en SAP desempeña un papel fundamental en el grado de adopción entre los usuarios finales, lo que a su vez afecta el desempeño de los empleados. No invertir en una formación integral por parte de las empresas puede provocar hasta una caída del 30% en la utilización del sistema y una disminución del 20% en la productividad de los empleados. El ROI se pierde no solo por fallas de incorporación posteriores a la implementación, sino también por interrupciones durante la transición. Sin embargo, hay que reconocer que SAP tiene una curva de aprendizaje pronunciada. La formación en SAP sin interrupciones puede ser un verdadero desafío, especialmente cuando las empresas se niegan a abandonar los métodos de formación tradicionales.
Sin embargo, con la solución adecuada, es totalmente posible lograr una formación en SAP que funcione. Las plataformas de adopción digital como Assima están diseñadas para permitir una incorporación a SAP sin interrupciones, lo que ayuda tanto a empleadores como a empleados a evitar tiempos de inactividad durante la migración. Garantizamos que los usuarios puedan pasar directamente de la formación al uso de SAP con plena competencia.
Descubra qué hace de Assima la opción óptima para la formación que garantiza una migración fluida a SAP.
Por qué la formación tradicional en SAP se queda corta
Los métodos tradicionales de formación en SAP no están preparados para responder a las necesidades modernas de formación de las empresas. Algunas de sus limitaciones incluyen:
Enfoques obsoletos
La mayoría de los métodos antiguos utilizan formatos unidimensionales como manuales de usuario, videos, capturas de pantalla estáticas, sesiones en aula, presentaciones de diapositivas, etc. Aunque estos fueron estándares populares cuando SAP tenía una interfaz y flujos de trabajo más simples, hoy resultan demasiado básicos para representar con precisión el funcionamiento complejo del SAP moderno. Esto genera brechas de conocimiento debido a explicaciones excesivamente simplificadas e interpretaciones erróneas.
Falta de participación
Las técnicas tradicionales de formación en SAP rara vez involucran activamente a los alumnos en la aplicación del conocimiento aprendido o en la práctica de las habilidades adquiridas. Sin una oportunidad para aplicar el conocimiento teórico en un entorno práctico, la retención disminuye significativamente, a menudo a menos del 10% en una semana. Esto significa que, cuando el usuario termina la formación y empieza a trabajar en el sistema en vivo, gran parte de lo aprendido ya se ha olvidado y la formación se vuelve inútil.
Alto impacto operativo
Debido a las fallas de los métodos tradicionales de formación para despliegues de SAP, los usuarios empiezan a trabajar en el sistema en vivo sin preparación, con poca confianza y con tendencia a recurrir al ensayo y error incluso para tareas simples. Lamentablemente, esto provoca errores, dudas e incidentes que no solo intimidan al usuario, sino que también aumentan considerablemente la carga del servicio de asistencia interno y del equipo de TI. El tiempo de inactividad resultante se convierte en un importante costo para la empresa.
Formación de una sola vez
SAP es un software difícil de aprender debido a su gran cantidad de funciones y a sus rutas de acción complejas. Esto exige un aprendizaje continuo para descubrir gradualmente cada función y aprender a aprovecharla al máximo. Además, SAP es una plataforma ERP que recibe actualizaciones frecuentes. Serían necesarios cursos de actualización para familiarizar a los usuarios con las nuevas funciones. Los métodos tradicionales, al ser difíciles de actualizar y mantener, se convierten en una barrera para ello.
Qué hace que la formación en SAP “se retenga”
La formación en SAP sin interrupciones solo puede implementarse aplicando determinadas estrategias en el proceso de formación. Algunas de ellas incluyen:
Enfoque de formación práctica
La formación práctica en SAP es el enfoque más impactante si se busca la máxima retención del conocimiento. Al hacer que la formación sea inmersiva y aplicable, se garantiza el desarrollo de señales visuales y memoria muscular que guían a los usuarios en el sistema en vivo.
Métodos de aprendizaje justo a tiempo
La formación justo a tiempo anima a los alumnos a ser proactivos al proporcionar soporte donde y cuando lo necesitan. Esto incluye formación en SAP dentro de la aplicación para orientación durante el uso en vivo, acceso omnicanal para aprender sobre la marcha, entre otros.
Consistencia entre grupos de usuarios
El aprendizaje debe estandarizarse en todos los grupos de usuarios, ya sea entre distintos equipos, ubicaciones, niveles de habilidad o experiencia. Aunque la personalización basada en dicha segmentación es necesaria, la consistencia en la calidad y el propósito del aprendizaje es esencial.
Experiencias de aprendizaje específicas para cada puesto
Cada usuario tiene funciones y responsabilidades diferentes en la empresa con respecto a sus necesidades de uso de SAP. La forma más eficaz de garantizar la habilitación de usuarios de SAP es proporcionar experiencias de aprendizaje correspondientes a roles y demandas laborales específicos.
Refuerzo y soporte continuos
El aprendizaje no es un evento único; es un proceso continuo. Cuanto más se trabaja con una aplicación, más se descubre. Por ello, la formación continua, el refuerzo y la orientación permanente son imprescindibles para ayudar a los usuarios a mantenerse actualizados con las prácticas actuales de SAP.
El riesgo de una formación en SAP disruptiva
Si no puede proporcionar formación en SAP sin interrupciones, esto podría generar riesgos y responsabilidades para su empresa y su fuerza laboral. Por ejemplo:
Dependencia excesiva de los sandboxes
Los sandboxes consumen muchos recursos y mano de obra para construirse y mantenerse. Para plataformas de alta complejidad como SAP, los sandboxes son un gran inconveniente. Sin embargo, si no puede ofrecer formación en SAP sin interrupciones y sin sandbox, podría convertirse en una lucha entre conveniencia y ROI. En última instancia, esto solo sirve para la formación inicial; debido al costo, los sandboxes y clientes de formación desaparecen después del proyecto inicial y, por lo tanto, no queda nada disponible para las operaciones habituales.
Cambio de pantalla que consume tiempo
A menudo, los usuarios tienen que alternar entre el sistema SAP en vivo y el LMS u otra plataforma que despliega las lecciones cuando necesitan confirmar datos o resolver dudas. Esto interrumpe el flujo de trabajo y desperdicia tiempo. La eficiencia y la productividad disminuyen, mientras los empleados se sienten frustrados y desconectados en el trabajo.
Caídas de productividad después del lanzamiento
Incluso si logra proporcionar capacitación en SAP sin tiempo de inactividad, todavía puede enfrentar una caída de productividad posterior al lanzamiento. Esto ocurre porque los usuarios se acostumbran a una aplicación que nunca han utilizado en vivo, mientras convierten el conocimiento teórico en habilidades prácticas y las aplican en tiempo real.
Aumento del volumen de tickets de soporte
La formación en SAP disruptiva también genera brechas de conocimiento, interpretaciones erróneas y dudas sin resolver, que vuelven a afectar a los usuarios cuando empiezan a trabajar en el sistema en vivo. Los errores y la confusión conducen a un mayor volumen de tickets de soporte en comparación con la etapa previa al despliegue, lo que indica problemas ocultos.
Compare Assima con los sistemas tradicionales de formación en SAP para comprender por qué somos la opción superior.
Assima: diseñado para generar impacto, no interrupciones
Assima es una plataforma de adopción digital diseñada para fomentar el aprendizaje de software complejo en grandes empresas sin interrupciones. Gracias a su tecnología de clonación patentada 4 veces, Assima garantiza capacitación en SAP sin interrupciones. Lo hace mediante dos herramientas innovadoras. La primera es con la ayuda de simulaciones hiperrealistas y altamente interactivas creadas con Assima Train para SAP. La segunda es a través de Assima In-App Search, que revoluciona la forma en que los usuarios acceden a la información mientras trabajan en el sistema en vivo mediante soporte de búsqueda dentro de la aplicación.
Las simulaciones abren el camino a una capacitación en tiempo real basada en escenarios, que es la forma más eficaz de mejorar la retención del conocimiento. Con los clones de aplicaciones realistas de Assima, se obtienen los mismos beneficios que con la formación en vivo, pero sin representar ningún riesgo para el sistema ni los datos reales. Los usuarios comienzan con ventaja, ya que al final de la formación están completamente familiarizados con la plataforma SAP real.
Al mismo tiempo, al proporcionar orientación informativa dentro de la aplicación en el sistema en vivo mediante un widget flotante, no solo se reducen las probabilidades de cometer errores y el volumen de llamadas de soporte, sino que también se mejora la experiencia del usuario al evitar la interrupción del flujo de trabajo al cambiar entre la plataforma SAP y la plataforma de aprendizaje.
Reduce el tiempo hasta alcanzar la competencia sin afectar los flujos de trabajo del negocio y evita caídas de productividad e interrupciones acompañando a sus empleados en cada etapa de una migración a SAP: antes del lanzamiento, durante la implementación y después del despliegue. Además, Assima cuenta con capacidades integradas multilingües y de personalización basada en roles que la convierten en la plataforma ideal de formación para usuarios finales de SAP para equipos globales.
Resultados reales con Assima
Assima no solo presume de perfeccionar la adopción digital en SAP sobre el papel; también lo ha logrado en la vida real, una y otra vez. Tome el ejemplo de Npower, una importante empresa energética del Reino Unido que necesitaba capacitar a su plantilla de 4500 empleados en SAP después de una migración ERP. Al sustituir los sandboxes y la instrucción en aula por clones de Assima, redujeron los costos de formación en £3 millones, el tiempo de incorporación de 33 a 18 días y la necesidad de personal de L&D en un 80%, además de mejorar drásticamente su servicio al cliente. Lea más sobre ello en nuestro sitio web.
Cómo implementar una formación en SAP sin interrupciones
Para resumir todas las prácticas, teorías y soluciones para ofrecer una formación en SAP sin interrupciones, esto es lo que debe tener en cuenta:
- Utilice el microaprendizaje y la formación contextual para mejorar la participación y la retención.
- Céntrese en las simulaciones, no en la documentación estática ni en métodos de instrucción desconectados de la aplicación práctica.
- Alinee la formación con los objetivos del negocio y con las necesidades de los alumnos en cada paso para garantizar los resultados esperados.
- Refuerce el aprendizaje de forma continua, no solo antes del lanzamiento, para que los usuarios sigan aprendiendo y mejorando sin quedarse atrás.
- Utilice soluciones digitales de formación en sistemas SAP para optimizar el proceso de formación y reducir la necesidad de recursos voluminosos o de personal.
- Implemente estrategias de gestión del cambio junto con la formación para disipar la resistencia de los empleados y el sesgo de familiaridad.
- Involucre a las partes interesadas en el proceso de toma de decisiones al diseñar el programa de formación.
- Garantice una localización y una personalización suficientes para lograr la máxima comprensión de los materiales de aprendizaje.
Conclusión
Que SAP sea un conjunto de aplicaciones más difícil de explorar no significa que su formación tenga que ser complicada o disruptiva. La formación en SAP sin interrupciones es fácil de implementar con las herramientas y la mentalidad adecuadas. Assima es la mejor solución a largo plazo para todas las necesidades de formación en SAP de su empresa. Nuestras soluciones a medida harán que la migración y la adopción de SAP sean muy sencillas para su negocio. ¿Quiere saber más?
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Preguntas frecuentes
Respondemos a algunas de sus preguntas.
La formación en SAP puede ser larga e intensiva y, aun así, no lograr los resultados deseados en cuanto al desempeño y la competencia de los usuarios. Esto puede afectar a las operaciones del negocio y provocar interrupciones inesperadas.
La formación en SAP sin interrupciones hace referencia a las técnicas y herramientas utilizadas para crear un programa de formación que garantiza que los alumnos pasen de la formación al uso real sin interrupciones ni caídas de rendimiento.
Assima Train utiliza simulaciones hiperrealistas para formar a los usuarios en un entorno seguro que les permite experimentar una interfaz de SAP fiel a la realidad y aprender de sus errores. Así, cuando finalmente pasan al sistema en vivo, pueden trabajar con confianza y sin errores.
Assima es la opción perfecta para cualquier despliegue de software a gran escala, especialmente SAP. Ofrece el nivel de formación práctica necesario para la formación en sistemas ERP complejos, la escalabilidad que requieren las implementaciones globales y la facilidad de mantenimiento ante actualizaciones frecuentes.
Las empresas ahorrarán costos, tiempo y recursos de formación; contarán con usuarios preparados y expertos capaces de alcanzar la máxima productividad desde el primer momento, y podrán formar a más personas de tantos equipos, ubicaciones y zonas horarias como deseen, con mucho menos personal que con otras DAP.
