Einführung
ERP-Einführungen sind aufgrund ihrer weitreichenden Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb in der Regel komplex und ressourcenintensiv. Bei großen Unternehmen kann ein geplanter ERP-Rollout bis zu 18 Monate dauern. Selbst bei intensiver Planung und Umsetzung gilt dieser Zeitrahmen als normal. Hinzu kommen Benutzertests und -schulungen, Änderungsmanagement und andere Maßnahmen, um einen reibungslosen Ablauf nach dem Rollout zu gewährleisten. Ein erheblicher Teil der Arbeit entfällt auf die IT-Abteilung, die alle technischen Details der Implementierung überwacht.
Da sie auch über die besten Kenntnisse im Betrieb und in der Anpassung der ERP-Plattform verfügen, werden sie häufig auch in die Schulungs- und Vorbereitungsphasen der Einführung einbezogen. Wenn neue Benutzer Fehler machen, sind es die IT-Mitarbeiter, die diese beheben müssen. All dies kann eine große Belastung für sie darstellen und ihre Effizienz beeinträchtigen. Was Sie brauchen, ist ein digitaler Ersatz für die Durchführung von ERP-Anwenderschulungen für Rollouts. Assima könnte genau die Lösung sein, nach der Sie suchen. Mit praktischen, immersiven Simulationstrainings und In-App-Anleitungen kann Assima dazu beitragen, die IT-Belastung während der ERP-Schulungen erheblich zu reduzieren, sodass sich die IT-Mitarbeiter um die komplexeren technischen Aspekte der Softwarebereitstellung kümmern können.
Erhalten Sie einen Einblick, wie Assima die Benutzerschulung während der Einführung von ERP-Systemen reibungslos und effizient gestaltet.
Die Herausforderungen von ERP-Einführungen für IT und Anwender
Auch wenn es Aufgabe des L&D-Teams ist, den Schulungsbedarf der Mitarbeiter in einem Unternehmen zu verwalten, wird das IT-Team häufig bei der Einführung von Software, insbesondere von ERP-Systemen, zu komplexeren technischen Konzepten, speziellen Konfigurationen und Fehlerkorrekturen hinzugezogen. Während der Einführung eines ERP-Systems ist das IT-Team jedoch zu sehr mit der Systembereitstellung beschäftigt, um Zeit und Ressourcen für die Schulung der Benutzer aufzuwenden.
Wenn das Unternehmen traditionelle Schulungsmethoden für seine Mitarbeiter einsetzt, kann diese Umverteilung zu einer unzureichenden oder ungenauen ERP-Anwenderschulung für Rollouts führen, insbesondere wenn es sich bei dem implementierten ERP um eine neue Version handelt oder es stark angepasste Konfigurationen enthält. Da die vorhandenen Dokumentationen und Schulungsunterlagen die von den Mitarbeitern zu verwendende Softwareversion und -konfiguration nicht korrekt wiedergeben, kommt es zu einer Zunahme von Fehlern, einer langsameren Einführung und einem erhöhten Bedarf an Helpdesk-Support.
Dies kann zu einem erhöhten Druck auf die IT-Helpdesks nach der Inbetriebnahme führen und deren Belastung eher erhöhen als verringern. Sie würden häufiger aufgefordert werden, Zweifel auszuräumen, Fehler zu beheben und Benutzer zu unterstützen, die mit Wissenslücken oder schlichtweg ungenauen Informationen arbeiten. Anstelle einer reibungslosen Phase nach der Einführung muss sich die IT-Abteilung mit Problemen befassen, die mit einer besseren Schulungsstrategie für die ERP-Einführung leicht hätten vermieden werden können.
Warum eine frühzeitige Vorbereitung der Benutzer unerlässlich ist
Die Einarbeitung der ERP-Benutzer sollte nicht nachträglich erfolgen, sondern ein integraler Bestandteil des Systemimplementierungsprozesses sein. Anstatt mit der Schulung erst nach der Einführung zu beginnen, ist es viel sinnvoller, bereits in der Planungsphase damit zu starten. Indem Sie den Benutzern die Basisversion der ERP-Software vorstellen und ihre Meinungen als wichtige Stakeholder während der Anforderungsanalyse berücksichtigen, wecken Sie das Interesse der Benutzer und machen sie mit der Plattform vertraut, während Sie gleichzeitig sicherstellen, dass die endgültige Version den Anforderungen der Endbenutzer entspricht.
Im Laufe der Design- und Entwicklungsphase können die Benutzer dann mit Schulungsinhalten vertraut gemacht werden, die auf der detaillierteren Version der Software basieren und der Ausrichtung der Softwarearchitektur entsprechen. Zu Beginn der Testphase kann gleichzeitig eine Benutzerakzeptanzprüfung (UAT) durchgeführt werden, um das Feedback der Benutzer zur Benutzererfahrung zu berücksichtigen. Sobald die Bereitstellung genehmigt ist, können die Benutzer eine Simulationsschulung mit Echtzeit-Support absolvieren, um sich mit der neuen Umgebung vertraut zu machen. Im Rahmen der Wartung und Aktualisierung können Sie den Benutzern Auffrischungsschulungen anbieten, damit sie auf dem neuesten Stand bleiben. Wenn Sie mit der digitalen Schulung für ERP-Einführungen erst beginnen, wenn die Bereitstellung bereits läuft oder abgeschlossen ist, könnte es zu spät sein, um die Endbenutzer rechtzeitig vorzubereiten, was zu einer erheblichen Verzögerung der Produktivitätssteigerung führen würde.
Eine frühzeitige Schulung zum ERP-System vor der Inbetriebnahme stellt nicht nur sicher, dass die Benutzer vom ersten Tag an vollständig bereit sind, die eingesetzte Software mit maximaler Effizienz zu nutzen, sondern auch, dass sie Zeit hatten, zu üben und aus Fehlern zu lernen, wodurch schwerwiegende Fehler im Live-System vermieden werden. Sie erreichen Ihr ROI-Ziel schneller und ohne Unterbrechung des Geschäftsbetriebs aufgrund von Lernverzögerungen oder Fehlern, die eine Intervention der IT-Abteilung erfordern, um sie zu beheben.
Erstellung eines effektiven ERP-Schulungsplans
Eine erfolgreiche ERP-Anwenderschulung für Rollouts erfordert einen gut durchdachten Plan, der alle potenziellen Hindernisse berücksichtigt und Ausweichlösungen dafür vorsieht. Hier sind einige Dinge, die Sie beachten sollten:
Erstellen Sie einen stufenweisen Schulungsansatz
Planen Sie Ihr Schulungsprogramm so, dass es in mehreren Phasen durchgeführt wird – Sensibilisierung, praktisches Lernen, Bewertung und Vertiefung. So können die Nutzer auf konstruktive Weise lernen, ohne mit Informationen überflutet zu werden, und Sie haben die Möglichkeit, das Programm entsprechend den Fortschritten der Lernenden anzupassen.
Nutzen Sie Simulationen für aufgabenbasiertes Lernen
ERP simulationsbasiertes Training ermöglicht es Ihnen, modulares, szenariobasiertes Lernen anbieten, das nachweislich die Merkfähigkeit, das Erinnerungsvermögen und die Anwendungsfähigkeit verbessert. Es bietet eine sichere Umgebung, in der Benutzer einen Prozess durchlaufen können, bevor sie ihn ohne Risiken im Live-System ausführen.
Training basierend auf Verantwortlichkeiten anpassen
Auf die individuellen Aufgaben zugeschnittene Schulungen stellen sicher, dass Mitarbeiter weder mehr noch weniger lernen, als sie benötigen. Die Anpassung der Lernpfade an Rollen, Abteilungen und Arbeitsabläufe optimiert den Lernprozess und schafft kontextbezogenes Engagement.
Ausrichtung der Schulungsdurchführung auf die Meilensteine der Inbetriebnahme
Indem Sie die Durchführung bestimmter Schulungen auf die entsprechenden Meilensteine der Inbetriebnahme abstimmen, schaffen Sie Möglichkeiten für paralleles Training und Anwendung. Ein solches kontextbezogenes Lernen verbessert sowohl die Merkfähigkeit als auch das Engagement und führt zu einer höheren Effizienz bei der Arbeit.
Wie Assima Train dabei hilft, die Schulung zur ERP-Einführung zu optimieren
Der Einsatz von Assima Train für ERP-Rollout-Schulungen ist der beste Weg, um Ihre Ziele bei der Einführung von Unternehmenssoftware von Anfang an zu erreichen. Hier sind die Gründe dafür:
Simulation-Based LearningSimulationsbasiertes Lernen
Assima verwendet eine vierfach patentierte Simulations-Authoring-Technologie, die hyperrealistische Klone von Anwendungen erstellt. Diese Klone interagieren mit dem Benutzer genau wie das Live-System. Ein solches interaktives, praxisorientiertes Lernen verbessert nicht nur die Merkfähigkeit und die Fähigkeiten zur Problemlösung, sondern ermöglicht den Benutzern auch ein sicheres Lernen, das einem Live-Training entspricht, jedoch ohne Risiken für das Live-System.
In-App-Anleitung in Echtzeit
Assima In-App Search ist, wie der Name schon sagt, ein In-App-Such-Widget, das die Live-Anwendung überlagert und kontextbezogene, dynamische Suchergebnisse basierend auf Rolle und Aufgabe liefert. Durch die Bereitstellung von Just-in-Time-Informationshilfen für Benutzer reduziert es die Fehlerwahrscheinlichkeit in den Live-Systemen, verbessert das Vertrauen der Benutzer und entlastet die IT-Helpdesk-Teams beim Support.
Mehrsprachig und skalierbar
Die Vorbereitung von Mitarbeitern auf die Einführung von ERP-Systemen auf globaler Ebene erfordert eine mehrsprachige, skalierbare Plattform wie Assima. Integrierte Mehrsprachfunktionen, die jede Sprache unterstützen, zentralisierte, cloudbasierte Schulungsbereitstellung, die Erstellung mehrerer maßgeschneiderter Lektionen und Datensätze aus derselben Quelle ohne erneute Erfassung gewährleisten eine effiziente und einheitliche Schulung an allen Standorten.
Detaillierte Nachverfolgung und Analyse
Ein zentralisiertes Analyse-Dashboard, das in die Assima-Plattform integriert ist, ermöglicht es Managern und Administratoren, direkt von ihrem Terminal aus einen detaillierten Einblick in den Lernfortschritt und den Schulungserfolg zu erhalten. ERP-Schulungen können kompliziert sein, daher ist es hilfreich, über ein Dashboard zu verfügen, das in Echtzeit individuelle sowie rollen-, team- und abteilungsbezogene Statistiken und umsetzbare Erkenntnisse liefert.
Erfahren Sie in diesem Blog ausführlich, wie Assima ERP-Implementierungen optimiert.
Fallstudie: Wie ein Energieunternehmen die Schulungen für die Einführung seines ERP-Systems optimierte
Als npower, ein führendes britisches Energieunternehmen, SAP-Rollout-Schulungen für 4500 Benutzer benötigte, konnte es sich nicht mehr auf seine traditionellen Schulungskunden verlassen, die Millionen an Kosten und Personalressourcen verschlangen. Durch den Wechsel zu Assima konnten laut eigenen Angaben 3 Millionen Pfund an Kosten eingespart, die Einarbeitungszeit um 50 % verkürzt und vor allem der Personalbedarf für die Entwicklung von Schulungsinhalten um 80 % reduziert werden. Die Anwender waren so gut geschult, dass das Unternehmen im Bereich Kundenservice den fünften Platz unter den Unternehmen mit den größten Verbesserungen in Großbritannien belegte. Lesen Sie hier alles darüber.
Tipps zur Stärkung der Benutzer bei gleichzeitiger Unterstützung der IT
Ihre Schulungsstrategie für die ERP-Einführung muss die folgenden Tipps berücksichtigen, um einen reibungslosen und optimierten Ablauf der Bereitstellung und Einführung zu gewährleisten:
Bestätigen Sie die Richtigkeit der Inhalte mit der IT-Abteilung.
Wenn L&D nicht weiterkommt, sollten Sie die IT-Abteilung um Hilfe bitten, um Fakten und Zahlen in den Lektionen zu überprüfen. Durch die Einbindung der IT-Abteilung von Anfang an stellen Sie die Richtigkeit der Informationen sicher, schließen Lücken und verhindern eine übermäßige Abhängigkeit vom Helpdesk-Personal im weiteren Verlauf der Schulung.
Selbstgesteuertes Lernen ermöglichen
Durch die Bereitstellung von Self-Service-Lerntools über digitale Adoptionsplattformen für Benutzer entlasten Sie Ihre IT-Teams und schaffen gleichzeitig selbstständige Benutzer. Geführte Übungen, In-App-Support, automatisiertes Feedback usw. sind allesamt hervorragende Möglichkeiten, dies umzusetzen.
Liefere fortlaufende Unterstützung nach der Einführung
Die ERP-Anwenderschulung für Rollouts darf nach der Bereitstellung nicht enden. Sie müssen Vorkehrungen für einen kontinuierlichen Support durch Tooltips, Walkthroughs, Auffrischungskurse und andere Ressourcen während des gesamten Software-Lebenszyklus treffen, um eine optimale Nutzung zu gewährleisten.
Fördern Sie Nutzer-Feedback zur Verbesserung
Neben den Erkenntnissen, die Sie durch Datenanalysen gewinnen, sollten Sie auch die tatsächlichen Nutzer zu ihren Erfahrungen mit der Schulungsplattform und dem Programm befragen. Solche qualitativen Erkenntnisse ermöglichen eine kontinuierliche Verbesserung des Programms und damit eine optimierte Benutzererfahrung.
Schlussfolgerung
Unternehmen, die die Schulung ihrer Nutzer von den IT-Ressourcen entkoppeln, erzielen bessere Rollout-Ergebnisse, nicht nur für die Endnutzer, sondern auch für die IT-Support-Teams. Alles, was Sie dafür brauchen, ist die richtige Plattform für die Systemschulung. Mit einer Lösung wie Assima ist die ERP-Nutzerschulung für Rollouts keine Belastung mehr für die IT-Abteilung, sondern eine Chance für eine schnellere Einführung und einen höheren Geschäftswert. Schaffen Sie mit Assima eine Kultur der Fachkompetenz und des kritischen Denkens unter den Nutzern Ihres Unternehmens.
Besprechen Sie Ihren ERP-Schulungsbedarf mit unserem Expertenteam, um die beste Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.
Häufig gestellte Fragen
Beantworten wir einige Ihrer Fragen.
Die Einführung von ERP-Systemen ist zeit- und arbeitsintensiv und mit hohen technischen Anforderungen verbunden, um die sich die IT-Abteilung kümmern muss. Darüber hinaus muss sie auch neue Benutzer unterstützen, die mit der Anwendung Schwierigkeiten haben. Dies kann die Bandbreite der IT-Teams, die während der Einführung ihre Aufgaben jonglieren müssen, stark belasten.
Assima nutzt interaktive Simulationsschulungen und In-App-Anleitungen, um Benutzer von der Schulung vor der Inbetriebnahme bis zur Schulung nach der Inbetriebnahme zu unterstützen. Die Benutzer werden durch jede Phase einer ERP-Einführung geführt, damit sie keine Hindernisse vorfinden, sobald sie mit der Arbeit am Live-System beginnen.
Die Schulung vor der Inbetriebnahme vor der Einführung eines ERP-Systems erfolgt am besten mit Hilfe von praktischen, interaktiven Schulungstechniken wie Simulationen, VR, Gamification usw. Der immersive Charakter dieser Schulungstechniken gewährleistet eine hervorragende Beibehaltung und Erinnerung während der Anwendung.
Die In-App-Schulung unterstützt Benutzer bei der Arbeit mit dem Live-System, klärt Fragen, beugt Fehlern vor und sorgt für einen reibungslosen Ablauf, sodass keine Anfragen an den IT-Helpdesk gestellt und keine Tickets zur Problemlösung erstellt werden müssen.
Assima Train ist hochgradig skalierbar und vollständig mehrsprachig, mit zentralisierter Inhaltsverwaltung über die Cloud. Darüber hinaus sind Aktualisierungen, Übersetzungen, die Erstellung von Datensätzen usw. ohne erneute Aufzeichnung von Bildschirmaufnahmen möglich, sodass Content-Manager ohne großen Aufwand mehrere Versionen erstellen und pflegen können.